FLARO導入で「本来すべき仕事」だけに集中できるようになりました

会社概要

株式会社MIZUTOMIは、沖縄県内で食品製造から飲食店運営まで幅広く展開する企業です。同社の最大の特徴は、製造業でありながら複数の飲食店舗も運営しています。ゆりかごから墓場まで、食材の製造から最終的な料理提供まで一貫して手がける事業を展開しています。

管理業務に追われる現場出身管理者の悩み

同社の本部管理を担当する梶原さんは、導入前の課題について率直に語ってくれました。

「飲食店においては、”現場でお客様と接して美味しいものを作ること”に注力すべきです。その時に、店長やマネージャーというのは能力があるからその立場になっている人たちであって、その人たちが調理をしたり接客をしたりするのがお客さんにとっては一番良いと思っています。」

しかし現実は、優秀な現場スタッフが管理業務に追われる日々でした。

「ただ、当然店長やマネージャーになると管理業務というのが出てくるので、パソコンとにらめっこする時間ができたり、発注する時間がかかったり、いろんな数値を把握する時間がかかったりして。結構、お客さんと接する時間というのはどんどん削られていってしまうと、本末転倒になってしまいます。」

以前は他社のツールを使用していましたが、店舗によってレジシステムが異なるため、一部店舗では誰かが手入力しなければならない状況でした。

「大した時間ではないのです。手入力をするという時間は、一日前日の売り上げを入れるだけなので、十分ほどなのですけど。ただ、その十分というのも積み重ねになると大きいです。」

さらに、この作業の属人化が問題でした。

「例えば店長が体調を壊して休んでしまったりとか、店長がやめてしまって、新しいスタッフに変わった時とかに、引継ぎが上手くいかないと属人化してしまって困っていました。」

本部と店舗の距離を縮めるツールを求めて

梶原さんが重視していたのは、単なる効率化だけではありませんでした。

「本部からすると、店舗で何が起こっているかとか、店舗において、どうお客さんがどんな顔をして食べてるのかとか、スタッフがどんな顔をして働いているのかということが見えないんです。」

そこで、リアルタイムなデータから店舗の状況を把握したいと考えていました。

「でもやっぱりリアルタイムな例えば勤怠の状況、例えば遅刻をしているスタッフがいるとか、シフト通りに来てないとか、逆にシフト通りちゃんと来てるスタッフもいれば、とかっていうところから、その店舗のモチベーションというか、店舗がどんな状況なのかっていうのが本部からも少しは見えるようになる」

これにより、「店舗とその本部の距離を近づけるような。ツールであると。お客様がより満足してもらえるためのアシストをするツールである」と位置づけていました。

FLARO選定の決め手は「連携力」と「柔軟性」

同社がFLAROを選んだ理由は明確でした。まず重要だったのが、複数のレジシステムとの連携対応です。

「うちの場合はその店舗によって使ってるレジシステムが違ったんです。なので、以前使っていたツールでは、一部のレジの店舗はAPI連携でそのまま売上が飛んできてたのですが、それ以外のレジを使ってる店舗は結局は誰かが手入力しないといけませんでした」

また、既存の仕入れシステムとの連携も重要な要素でした。

「仕入れの連携ができるのが前提でした。既存の仕入れシステムとの連携が前提で、どういうサービスがありますか？と相談して、それで紹介して頂きました」

そして決定的だったのが、カスタマイズ性の高さでした。

「選定の際は、連携とカスタム性を重視していました。逆に、そこがないと難しいですね。飲食店はオリジナルルールが結構たくさんあるので。そうしたときに、そこがガチガチに変更できないのだとちょっと厳しいかなと思っていました」

「触りながら覚える」実践重視の導入プロセス

同社の導入アプローチは、従来の「完璧な準備」とは一線を画すものでした。

「こういうシステムって触ってみないとわからないのです。事前にいくらマニュアルもらっていくらレクチャーとかなんかウェブの説明動画とか見ても触んないとわからないのです。特にこういう飲食店とかの現場のスタッフたちというのはもっとそうで。触りながら覚えて。ただ、覚えてしまえばなんかすごいプロみたいになってしまうので」

梶原さんの考えは明快でした。

「だからもうさっさと触った方がいいと思います。触ってみて、何かあれば、どうしたらいいですか？っていうのをフォローしていった方が早いと感じます」

そして、従来の導入方法に対しても持論を展開します。

「事前に準備満タンに説明会を三回も四回もやって、はい、スタート！とやっても多分同じことなんですよ。最初に操作しながら導入する方がいいと感じましたね。」

実際の導入期間についても「二、三週間ぐらい」と短期間で決断しました。

最も役立つ機能はシフト管理

現在、梶原さんが最も評価している機能について聞かれると、「まあ普段はダッシュボードパッパパッパ見ていくのと、あとはやっぱシフトですかね？シフトと結構優秀だなと思って」と回答しました。

特にシフト管理機能については、「あれは本当に良いです。元々は自分たちもエクセルでシフト管理を作り込んで今まででやってたのですが、人件費っていうのは本当に予算があって、それを超えないようにパズルを作っていく作業なので時間がかかっていました。
FLAROのような機能がないと、結局作り上げた後に計算し直してみたら超えてます。ってなってまたやり直してみたいになってしまうと思います」

リアルタイムでの調整が可能になったことで、「リアルタイムにああやってこう見ながら減らしたり増やしたりできるっていうのは、やはりいいですね」と効果を実感しています。

劇的な業務効率化の実現

シフト作成時間についても大幅な短縮を実現しました。

「FLAROを導入してから、シフトを作成するのも、二、三日かかってたものが一日でできちゃうようになっていますね」

しかし、それ以上に価値があったのが、意思決定のスピードアップでした。

「タイムリーにその FL比率まで見えるって言うのは今までだと一工夫必要だったのです。そこに対して、そのいわゆる経費の部分とか水道光熱費とかその辺を按分したりとか、月額想定値を案分して入れていったりとか。FLAROを活用してからは、そういう手間がかからなくなっています」

この結果、「細かい対応がしやすくなっています。現状が見えることで。あ、ちょっと経費がかかりすぎてるな、とか。仕入れが多くなりすぎてるとか、売上が上がってないとかっていう数字が見えることによって、アクションまでのリードタイムが短くなりました」と効果を語ります。

具体的には、「今まではその数字を把握するのに、例えば15日間かかっていました。そこからアクションしても、もうね、月末にちょっとアクションできるぐらいなんですよ。要は、そのタイムリーなアクションをするためのリードタイムがすごいかかっていたのが、要は今のダッシュボードとかを見れることによって、もう来週から変えようみたいなことができています」

実際のアクション例として、「仕入れのパーセンテージが明らかに上がりすぎてたりすると、もう発注を抑えるよう指示を出したり、あとは人件費もシフトも、思っていたほど売上が上がってなくて予算に届きそうもない時とかに、後半のシフト少し修正して修正したりとか」を挙げています。

飲食業界への力強いメッセージ”本来すべき仕事を”

インタビューの最後、梶原さんは同じような課題を抱える飲食業界の経営者に向けて、印象的なメッセージを送りました。

「飲食店の経営者さんたちと話をしていると、まだまだアナログな管理をされている方が多いなと感じます。発注システムを導入されていなかったり、売上の帳票を全部エクセルで管理されていたり」

そして、多くの管理者が陥りがちな状況について指摘します。

「現場飲食店の幹部さんたちって基本現場の叩き上げの人たちです。現場から上がっていって、店長を経て本部へ行くという流れが多いと思うのですけど。その人たちってこういったツールがない時代から、自分たちでエクセル表を作って一生懸命今の現状の店舗の状態を把握するために一生懸命自分たちで時間を使って手を使ってやってたわけです」

「その人達からすると、その作業をすることが仕事みたいになっていて。でもそうじゃないですよね？と思います。本当はその数字を出して作ったものをベースに”判断をしていくこと”が仕事なのだけど。その判断をするための資料を作ることに追われていて。で、本来すべき判断であったり、経営者への提言であったり、現場への指導っていうものができない状態になっていることがあります。」

最後に、変化への不安を抱く管理者に向けて、こう呼びかけました。

「多分ね、自分の仕事がなくなってしまうと思っている人も多いと思います。ここでこの俺の仕事がなくなったら俺の居場所がなくなるとか思ってしまうけど。そうじゃないよっていうことを伝えてあげたい。
あなたの仕事は表を作ることじゃないはずです。
FLAROを使うことで、あなたはもっと本来すべき仕事に集中することが出来ますよ。」

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